Menulis email profesional dalam bahasa Jepang memiliki format dan etika yang berbeda dengan email dalam bahasa Indonesia atau Inggris. Memahami format yang benar akan membuat komunikasi Anda lebih efektif dan profesional.
Struktur Email Profesional Jepang
1. Subject (件名 - Kenmei)
Subjek email harus jelas dan ringkas. Contoh: "会議のご案内" (Pemberitahuan Meeting) atau "お問い合わせへのご返信" (Balasan untuk Pertanyaan).
2. Greeting (挨拶 - Aisatsu)
Mulai dengan salam yang sesuai waktu:
- おはようございます (Ohayou gozaimasu) - Selamat pagi
- こんにちは (Konnichiwa) - Selamat siang
- いつもお世話になっております (Itsumo osewa ni natte orimasu) - Terima kasih atas kerja samanya (formal, bisa digunakan kapan saja)
3. Introduction (自己紹介 - Jikoshoukai)
Perkenalkan diri Anda jika email pertama kali:
「[Nama Perusahaan]の[Your Name]と申します。」
"Saya [Your Name] dari [Nama Perusahaan]."
4. Main Content (本文 - Honbun)
Isi email yang jelas dan terstruktur. Gunakan paragraf pendek dan poin-poin jika perlu.
5. Closing (結び - Musubi)
Penutup email:
- よろしくお願いいたします (Yoroshiku onegai itashimasu) - Mohon bantuannya
- お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします (Oisogashii tokoro kyoushuku desu ga, yoroshiku onegai itashimasu) - Maaf mengganggu waktu sibuk Anda, mohon bantuannya
6. Signature (署名 - Shomei)
Nama, jabatan, perusahaan, dan kontak:
[Your Name]
[Company Name]
[Department]
Email: [email]
Tel: [phone]
Tips Penting
- Gunakan keigo (敬語): Bahasa hormat sangat penting dalam email bisnis
- Balas dengan cepat: Balas email dalam 24 jam jika memungkinkan
- Periksa ejaan: Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau kanji
- Jaga singkat dan jelas: Email yang terlalu panjang sulit dibaca
- Gunakan CC dan BCC dengan bijak: Hanya sertakan orang yang benar-benar perlu
Contoh Email
件名: 会議のご案内
いつもお世話になっております。
[Company Name]の[Your Name]です。
来週の月曜日、10月15日の午後2時から会議を予定しております。
ご都合をお聞かせください。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
[Your Name]
Dengan mengikuti format dan etika ini, email Anda akan terlihat profesional dan dihargai oleh rekan kerja Jepang.
